Beteiligung bedeutet nicht, alle jederzeit einzubeziehen.
Vielmehr geht es darum, bewusst zu gestalten:
wer wann einsteigt,
wer wie lange beteiligt bleibt,
und wer wann wieder aus dem Prozess aussteigt.

Eine spannende Frage, die ich mir als Beteiligungsdesignerin stelle, ist: Wer muss wann in den Prozess eingebunden sein, damit am Ende zwei Dinge gut gelungen sind:

• Es konnte eine qualitativ gute Lösung entwickelt werden. Hierbei muss bedacht werden, dass die Gruppe genug Expertise in den Prozess einbindet.
• Das Ergebnis ist tragfähig. Entscheidungen sind tragfähiger, wenn der Prozess als fair und transparent erlebt wird und Menschen sich ausreichend einbringen konnten.

Dies muss ich in Einklang bringen mit den Ressourcen, die die potentiellen Beteiligten aufbringen können, ggf. auch über einen längeren Zeitraum. Alle bei allem einzubinden ist nicht nur selten machbar, es ist auch höchst ineffizient.

In der Praxis von SK-basierten Entscheidungsprozessen zeigen sich drei Zeitpunkte, an denen solche Wechsel, Ein- und Ausstiege gut vollzogen werden können. Die Überlegungen lassen sich sicherlich auf andere Beteiligungsprozesse übertragen.

1. Problembasierter Einstieg

Beteiligung beginnt sehr früh im Prozess, noch bevor eine klare Fragestellung formuliert ist. Im Fokus stehen das gemeinsame Verständnis der Situation, unterschiedliche Perspektiven sowie das Erkunden von Ursachen und Spannungsfeldern.

Diese Form ist besonders sinnvoll, wenn Sichtweisen auseinandergehen oder ein gutes Problemverständnis entscheidend für die Qualität und Akzeptanz der späteren Entscheidung ist.

Ein klassisches Beispiel ist eine Kundenbefragung:

Kund:innen liefern wertvolle Einblicke in Bedürfnisse und Zufriedenheit, werden aber nicht notwendigerweise in die anschließende Produktentwicklung eingebunden.

2. Frage- bzw. lösungsbasierter Einstieg

Die Fragestellung ist bereits geklärt, und die Beteiligung setzt bei der Entwicklung von Lösungen ein. Menschen werden gezielt einbezogen, um Optionen zu entwickeln, zu durchdenken und auszuarbeiten.

Dies ist der klassische Einstiegspunkt vieler Beteiligungsprozesse – insbesondere dann, wenn Co-Kreation und die Nutzung verteilter Expertise im Vordergrund stehen.

Nicht alle, die an der Lösungsentwicklung beteiligt sind, müssen später auch an der finalen Entscheidung mitwirken – und umgekehrt.

3. Vorschlags- bzw. bewertungsbasierter Einstieg

Ein Vorschlag oder mehrere ausgearbeitete Optionen liegen bereits vor, und die Beteiligung konzentriert sich auf deren Prüfung, Bewertung und Auswahl.

Diese Form ist legitim und effizient – etwa wenn kleinere Gruppen in Vorleistung gehen.

Ebenso kann am Ende jeder Phase eine Gruppe auch aus dem Prozess herausgelöst werden.

Ein Dekanat hat einen Wertekanon und strukturelle Vorschläge erarbeitet, die anschließend von einer größeren Gruppe Betroffener – den Professor:innen – bewertet wurden, ohne zuvor an der Ausarbeitung beteiligt gewesen zu sein.

Auf Basis des Feedbacks aus der Widerstandsbewertung und der anschließenden Ergründung der Widerstände beginnt die Weiterentwicklung der Vorschläge wieder in kleiner Runde – ohne die Professor:innen. Diese können zu einem späteren Zeitpunkt erneut einbezogen werden, wenn konkrete überarbeitete Vorschläge vorliegen.

Gerade diese gezielte Zu- und Entkopplung von Beteiligung macht Prozesse oft erst effizient und zugleich wirksam.

Eine Herausforderung, die sich mit diesen passgenauen Designs ergibt, ist, dass die neu hinzukommenden Menschen gut anschließen können. Fehlen ihnen Informationen, kann das den Prozess und die Zeitplanung erheblich stören.  Besonders möchte ich davor warnen, davon auszugehen, dass alle Menschen, die eigentlich eine Informationsholpflicht im Vorfeld hatten, dieser auch wirklich nachgekommen sind. Das ist meiner Erfahrung nach selten. Wie bei einer guten Serie, lohnt es sich deshalb, am Anfang ein nicht zu knappes „Was bisher geschah“ vorzuschalten.

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